ه‍.ش. ۱۳۸۸ بهمن ۱۱, یکشنبه

عاملین فروش تکراری

مشکل جمع آوری اطلاعات مشتریان و عدم ثبت تکراری یک عامل فروش چندین سال است که گریبان همه سیستمهای نرم افزاری را گرفته است. کنترلهای زیادی در این خصوص تعبیه شده که البته نهایتا منجر به اخطار می شود و علی القاعده نمی تواند مانع از ثبت نهائی شود. آرزوی اینکه بالاخره مشتریان، شناسه ای داشته باشند که قابل وصول! باشد و یونیک، ما را حسرت به دل گذاشته است. از شناسه هائی مثل کد ملی و کد اقتصادی که نمی توان حرف زد، مشتری کهیر می زند از طلب این کدها، بس که ماشا.. در این نیرنگستان همه حساب و کتاب درستی دارند. چند سال پیش ابتدائی ترین کنترل که شماره تلفن باشد را فعال کردیم، که کنترل بدی نیست، اما راههای دور زدن آن زیاد است در اینجا نه تنها مشتری بلکه ویزیتورها! و فروشندگان! خودمان نیز دست به دست هم می دهند که مبادا اطلاعات دقیقی ثبت شود. می خواستم با شما مشورت کنم که دنبال روش بهتری باشیم اما راسا و به اتفاق یکی از دوستان مصلحت را در این دیدیم که بی سر و صدا کد پستی را فعال کنیم و بعدا نظر موافق شما را بخواهیم و بگیریم !! .
پس لطفا پس از دریافت برنامه در بخش نگهداری، پرونده عاملین فروش را در تمام سالهای مالی بازسازی کنید. از این به بعد مشتری جدید و احیانا اصلاح اطلاعات مشتریان قدیم حتما باید با کد پستی باشد که علی الاصول تکراری هم نیست. تا آنجائی که من متوجه شده ام و از طریق دوستان در مراکز استانها پرسیده ام کد پستی در سراسر ایران گسترش یافته و همه گیر شده است، مشتریان نیز انشا.. زیادی به این مسئله حساسیت نخواهند داشت، روی قبض تلفن در سراسر کشور کد پستی درج می شود. لطفا اگر نظر موافقی !!! هم دارید کامنت بگذارید.
شایان ذکر است که در اکثر ویوهای لیست عاملین بعد از کلید تلفن، از طریق کدپستی می توانید جستجو هم بکنید.
پی نوشت 1 :
اعتراض زیادی به کدپستی شد، ناچار از توسعه این بخش به نحوی که قابل تنظیم باشد شدم. به مدیریت – مشخصات سیستم – عاملین مراجعه کنید و فیلد اول را مطابق میل خود تنظیم کنید.

ه‍.ش. ۱۳۸۸ بهمن ۷, چهارشنبه

بستن حساب عاملین راکد

سلیقه بعضی از مدیران فروش و حسابداری فروش به این صورت است که یک خط را کاملا تحویل فروشنده می دهند. یعنی وقتی فروشنده یک خط عوض می شود خط توزیع را با تمام بدهی هایش به فروشنده جدید منتقل می کنند. ممکن است این شیوه کمی ظالمانه باشد اما بسیار کاربردی است و عموما به کار می رود. قبلا در بخش حسابداری سیستم قسمتی مخصوص این انتقال گذاشته شده بود که مانده بدهی عاملین با یک فروشنده را به فروشنده دیگری منتقل می کرد. این بخش اما جوابگوی عاملینی که راکد هستند و فعالیتی با شرکت ندارند، نبود. برای این قسمت سرفصل جدیدی در همان بخش حسابداری تحت عنوان "بستن حساب عاملین راکد" اضافه شده است. شیوه عمل آن به این شکل است که چون قرار است نهایتا بدهی فروشنده بدون تغییر باقی بماند، ثبت دوگانه ای با یک حساب عامل مقصد انجام می دهد، متناسب با اینکه مانده بدهی عامل بدهکار یا بستانکار باشد سند مناسب را تنظیم و مستقیما ثبت می کند. میتوانید فروشنده به فروشنده و در سرفصلی که متناسب تشخیص می دهید این کار را انجام دهید علاوه بر آن امکان اینکه پس از ثبت این اسناد، عاملین راکد نیز غیر فعال بشوند، گنجانده شده است. بر عکس قسمت اول که در خدمت سلایق مشکوک به ظالمانه بودن قرار داشت، بنطرم این عملکرد جدید بسیار خوب و کاربردی است.

ه‍.ش. ۱۳۸۸ بهمن ۲, جمعه

گزارش چند سطحی عوامل

به جرات می گویم گسترش اخیر این گزارش به اندازه تمام گزارشهای چاپی سیستم کاربرد پیدا کرده است. تغییرات مهم زیر اعمال شده است :
1- دو مبنای اهدائی و فروش در کنار اهدائی اضافه شده است. بدیهی است این دو مورد مربوط به شرکتهائی است که نسخه فروش بر مبنای سفارش را دارند. قبلا در ایمیل مفصل نوشته بودم که یک بار و در تمام سالهای مالی مدیریت – نگهداری – تثبیت اهدائی را اجرا کنید اگر این کار را نکرده اید بلافاصله اقدام کنید. شایان ذکر است که اگر سطح عامل فروش و مبنای اهدائی انتخاب شود، فقط سفارشهای محقق شده مورد بررسی قرار خواهند گرفت.
2- لایه های عامل فروش و ویزیتور با کنترلهای تکمیلی اضافه شده اند.
3- مبلغ عوامل افزاینده و کاهنده دو قسم است، مبلغ فروش و مبلغ مشمول عوامل افزاینده و کاهنده. میتوانید با فعال کردن مبنای عوامل این دو مبلغ را در کنار هم داشته باشید.
4- برای عوامل افزایند و کاهنده علاوه بر کنترلهای تکمیلی امکان تفکیک عواملی که به فروشنده و یا عامل منتسب نیستند اضافه شده است، این امکان گزارش راحتی از تخفیفهای احیانا غیر مجاز، با هر نوع تنظیم سطوح را مهیا می کند.
پی نوشت 1:
در این گزارش درخواست شد فروش گرم هم تفکیک شود، یعنی اگر لایه ویزیتور را انتخاب کردیم و سفارشی ویزیتور نداشت بعنوان فروش گرم منعکس شود. پیشنهاد خوبی بود، عمل و ارسال شد.
پی نوشت 2:
استقبال شما از این گزارش منجر به پیشنهادهای تکمیلی دیگری می شود، یکی از جالبترین آنها امکان تفکیک روز به روز این گزارش بود. من این پیشنهاد را بسیار کلی تر توسعه دادم و در سطوح گزارش سه سطح تاریخ ، شماره بارنامه و شماره فاکتور را هم اضافه کردم. تصور می کنم در این حالت این گزارش ریز و سرجمع تمام گزارشها و درخواستهای موجود را به نحو خواناتر و با امکان تنظیم خودتان مهیا خواهد کرد.




ه‍.ش. ۱۳۸۸ بهمن ۱, پنجشنبه

اولین مطلب – بهترین موفقیت در پپسی مشهد

مهر 1373 که مصادف با شروع سال مالی شرکت ساسان است، نسخه اولیه سیستم توزیع و فروش را راه اندازی کردم، اکنون بیش از 15 سال از آن زمان می گذرد. در این مدت موفقیتهای زیاد و در مواردی نیز با شکست در این صنعت مواجه شده ام . استفاده از حسابداری مشتریان و نگهداری دقیق حساب عاملین فروش با تمام جزئیات، نهایت استفاده از این سیستم است. البته در حالت مبتنی بر فروش گرم حقیقتا کار طاقت فرسائی است و قبلا در دو شرکت زمزم مشهد که پیشرو در این زمینه بود و خوشگوار مشهد به طور کامل به موفقیت رسیدیم، شرکتهای دیگر نیز هر کدام با درصدی از موفقیت در این خصوص تلاش می کردند. از زمانی که فروش بر مبنای سفارش متداول شده است و رویکرد جدید اکثر شرکتها نیز این روش است به واسطه صدور فاکتور در ابتدای کار، نگهداری حساب مشتریان ساده تر شده است این مقدمه را گفتم که حق دوستانم در زمزم مشهد که با کمترین امکانات، اولین شرکت نوشابه سازی بودند که حساب فروشنده و عاملین فروش را همزمان نکهداری کردند، ضایع نشود.
اما پپسی مشهد یا همان نیسان شرق، این شرکت قریب به چهار سال پیش اقدام به خرید نرم افزار من کرد، اما بلافاصله از اجرای آن پشیمان شد اصلی ترین دلیل در واقع همانی است که همه می دانید "د.ا.س" (به سبک خلیج ع ر ب ی که نمی خواهند اسمش را هم بیاورند). و البته به قدری در این خصوص حق با مشتری است (من اصلا به این اصل که حق با مشتری است هیچ اعتقادی ندارم) که زبان من قاصر از هر دفاعی بود، هیچ کاری از دستم بر نمی آمد الا اینکه آرزو کنم یک روزی سیستم من وارد پپسی مشهد بشود، تا ثابت کنم میتوان حتی از آن ایراد بزرگ هم صرفنظر کرد. بالاخره این فرصت درست یک سال قبل نصیب شد و مدیریت عامل و مالی و فروش شرکت، زبده ترین نیروی خود آقای رضا نخعی را به عنوان مدیر پروژه معرفی کرد. فرصتی پیش آمد، تاریخی. که قبلا نظیر آن را فقط در یک شرکت دیده بودم. سه حوزه نرم افزاری و مالی و فروش همزمان تصمیم به اجری موفقیت آمیز سیستم گرفتند و هماهنگی و همدلی کامل میان این سه حوزه برقرار شد، کاری کردیم کارستان ! پیاده سازی و اجرا و ثبت و ضبط تمام گردش کار از سفارش تا فروش، از دریافت تا وصول، از برگشت از فروش تا امانی چنان دقیق و مطابق تصمیماتی که گرفته می شد، پیش رفت که در اولین سال مالی موفق شدیم حساب فروش را بر مبنای حسابداری عاملین ببندیم. دوستانی که در صنعت نوشابه هستند و فعالیت پخش دارند می دانند که کار چقدر باید حساب شده و دقیق انجام بگیرد که بدون یک ریال خطا، مدیریت مالی شرکت تطبیق مانده مشتریان با فروشندگان را به عنوان سند انتقال دوره مالی بپذیرد. این موفقیت و با این سرعت و در اولین سال مالی، مطابق پانزده سال تجربه من، فقط در شرایطی امکان دارد که:
1- نرم افزار خوب و مناسبی انتخاب و درست پیاده سازی شود.
2- مدیریت مالی شرکت مصمم به اجرای سیستم با در نظر گرفتن شرایط فروش باشد.
3- مدیریت فروش مصمم به اجرای سیستم تحت مدیریت فرد توانمندی از امور مالی شرکت باشد.
با احترام به همه دوستانم در فروش باید بگویم مهمترین نکته همین بند سوم است، چرا که تمام پیچیدگیهای سیستمی و نرافزاری فروش، در امور مالی خود را نشان می دهد. بسیاری از دوستان فروش من را متهم می کنند که بیش از حد مالی زده هستم، من نیز همیشه در جواب گفته ام، کاملا درک میکنم هنر فروختن جزو بالاترین توانائیها ست، اما تمام این هنر در پیش بینی ناپذیر بودن شیوه تنظیم ارتباط دو طرف خریدار و فروشنده است، که اصلا سیستم پذیر نیست. آنچه که کار اداری و ثبت و ضبط صرف در واحد فروش است نهایتا صدور سندی است بنام فاکتور فروش، که با اکسل نیز انجام شدنی است که البته کسانی این کار را هنوز انجام میدهند. بعبارتی باید میان مدیریت فروش و مدیریت اداری فروش فرق قائل شد که بسیاری این دومی را با مدیریت فروش اشتباه گرفته اند. آنچه که این پروسه را سخت می کند اجرای عملیات به گونه ای است که قابلیت ثبت حسابداری داشته باشد، برای این موضوع امور مالی به لحاظ نوع کار خود، آنچه که فروش می داند را خوب بلد است ولی دوستان فروش اصلا لازم نیست که درگیر این موضوعات شوند.
اجازه بدهید شکسته نفسی و تعارفات درویش مسلکانه را کنار بگذارم و به هر سه این حوزه با ذکر مشخصات تبریک بگویم . از بابت نرم افزار و پیاده سازی خوب و پشتیبانی مناسب برای خودم کارت تبریک ارسال می کنم از بابت فروش به مدیریت فروش شرکت نیسان شرق که با هماهنگی کامل در جهت پیشبرد پروژه تلاش کردند تبریک می گویم. از همه مهمتر و موثر تر مدیریت مالی شرکت که با حمایت کامل و تعیین تمام وقت یکی از زبده ترین نیروهای خود، آقای رضا نخعی به عنوان مدیر پروژه تضمین این موفقیت را مهیا کردند. ضمن تبریک به ایشان، افتخار این همکاری و موفقیت انشا.. برای همیشه تداوم داشته باشد.
در خاتمه بگویم که این وبلاگ را مخصوص سیستم راه انداخته ام هر تغییری که در سیستم می دهم به کاربران ایمیل می کنم ولی دریغ از خواندن !!. بگذریم از معدود دوستان، بقیه وقتی به مشکل بر می خورند گزارش می دهند، انگار نه انگار که قبلا توضیح آن را فرستاده ام. از این به بعد مطالب را در همین جا خواهم نوشت که قابلیت ماندگاری بیشتری دارد و هر آن می توانید مراجعه کنید و کامنت بگذارید و سایر دوستان را از نظرات خود مطلع کنید. در پست بعدی بیشتر توضیح خواهم داد.