ه‍.ش. ۱۳۹۰ تیر ۹, پنجشنبه

شماره گذاری اسناد فروش و سفارشها


یکی از مشکلات سیستم که حتی تا حدودی زشت هم میتواند باشد، شماره های متفاوت سفارش و فاکتور نهائی است. دلیل آن پشتیبانی هم زمان روش بسیار قدیمی فروش گرم  و همینطور فروش گرم مبتنی بر سفارش است. بعبارت دیگر امکان صدور فاکتور فروش در بارنامه هائی که بر مبنای سفارش صادر نشده اند، این امکان را عملا از سیستم گرفته است. اما اصلا چرا چنین امکانی همچنان در سیستم حفظ شود؟ از سال 73 سیاستی در سیستم همواره دنبال شده است که هر امکان جدیدی، روشهای قدیمی را باید بهبود دهد و هرگز منجر به حذف امکانی در سیستم نشود. آیا این همه وسواس در شرایطی که روش مبتنی بر سفارش به مراتب بهتر از گذشته فروش گرم را پشتبانی می کند، دلیلی دارد؟ روز 8/04/90 و در شهر مشهد شیوه کار تمام شرکتها را مرور کردم و به این نتیجه رسیدم که هیچ ضرورتی به حفظ این شرایط نیست. بنابراین به راحتی میتوان شماره گذاری اسناد قطعی فروش را دقیقا بر مبنای همان شماره سفارش انجام داد و از این دوگانگی نجات یافت. برای اینکه این روش اجرائی شود تبدیل به این وضعیت ضروری است.  همان روز و  بلافاصله در کوکا کولای مشهد وضعیت را تبدیل و اجرائی کردیم. روش تبدیل نیز بسیار آسان و در بخش نگهداری سیستم امکان تطبیق اسناد و سفارشها گنجانده شده است. اگر این قسمت اجرا نشود امکان ادامه کار سیستم میسر نخواهد بود. در شرایطی که فروش بر مبنای سفارش فعال است، امکان صدور فاکتور فروش گرم غیر فعال شده و فقط شرکتهائی که روش سفارشی ندارند به این شیوه دسترسی خواهند داشت. که البته تعداد این شرکتها بسیار معدود است.

ه‍.ش. ۱۳۹۰ خرداد ۱۷, سه‌شنبه

تغییرات جدید در کدینگ بانکهای کشور


برای کسانی که تا کنون با سیستم های خزانه داری کار نکرده اند و ضرورتی به ارسال و دریافت الکترونیکی گردش چکهای خود با بانک عامل نداشته اند، شاید باور کردن این نکته سخت باشد که علیرغم یک قرن سابقه بانکداری مدرن در ایران، و دهها سال سابقه استفاده از سیستمهای نرم افزاری، بانکهای کشور تا کنون کدینگ واحدی نداشته اند. هر بانکی، خود و سایر بانکها را بصورت کاملا مستقل کد گذاری کرده است. مثلا بانک تجارت به خود کد یک و بانک ملی کد دو داده بود. این کدینگ در بانک صادرات کاملا متفاوت بود. برای برطرف کردن این موضوع بخشی تحت عنوان کدهای بین بانکی در خزانه داری سیستم توزیع و فروش وجود دارد. که در آن مشخص می شود هر بانکی خود و دیگری را چگونه کد گذاری کرده است. مبنای ارسال فلاپی به بانکها هم، همین کدهای بین بانکی است. خوشبختانه اخیرا بانک مرکزی 28 بانک عامل را کد گذاری کرده و بانکها را نیز ملزم به تبعیت از این کدینگ کرده است. اینکه استفاده عملی از این تغییرات چقدر زمان خواهد برد معلوم نیست. اما از آنجائی که باید این اقدام را به فال نیک گرفت تا از آشفتگی کدینگ بانکهای کشور نجات پیدا کرد، به پیشنهاد جناب آقای براتی مدیریت مالی کوکا در تهران، برنامه مناسب و راحتی در سیستم توزیع و فروش قرار داده شد تا این تبدیلات به سادگی انجام شود. شایان ذکر است که این برنامه پس از اجرا با این فرض که به ظن قوی در تمام سالهای مالی، کدینگ بانکهای شما یکسان است، شروع به تبدیل اطلاعات در تمام سالهای مالی خواهد کرد. اگر احیانا در سالهای مالی مختلف، کدینگ متفاوتی برای بانکها استفاده شده است، ضمن تبریک به شما در بلند شدن روی دست بانک مرکزی برای آفریدن فاجعه کدینگ، باید سالهای مالی را جداگانه تبدیل اطلاعات کنید. لازم است توجه فرمائید که این تبدیلات هیچ کنترل شبکه ای و احیانا کنترل قطع عملیات در میانه کار به هر دلیلی را انجام نمی دهد. قبل از شروع، از بکاپ و خارج شدن تمام کاربران از سیستم باید مطمئن بود. در شرکتهائی مانند کوکا و زمزم و پپسی که بصورت هلدینگ اداره می شوند، اگر کدینگ بانکها در شرکتهای مختلف، یکسان تعریف نشده است (که نشده است) میتوان پس از این تبدیلات حسابهای جاری مسئله دار را براحتی تبادل کرد. اینکه شرکتهای یک گروه از حسابهای جاری مشتریان بدحساب خود مطلع شوند، میتواند پرکاربرد باشد. روال کار به شرح زیر است :
1-     فرم Bank.Frm را که در فرمهای اوریجینال وجود دارد، و برای این منظور طراحی شده است، باید ویرایش و کدهای قدیم و جدید را در آن ثبت و در فولدر فرم قرار دهید. هر 28 کد اعلام شده توسط بانک مرکزی در این فرم بصورت پیش فرض گنجانده شده است. سایر بانکها و موسسات مالی و اعتباری که از طرف بانک مرکزی رسمیت ندارند، بهتر است به همان شکل سابق باقی بماند. در صورت تمایل به تغییر، در انتهای این فرم کدینگ قدیم و جدید آنها را وارد کنید. کد قدیم تمام بانکها در فرم پیش فرض سه صفر لحاظ شده است.
2-     در بخش مدیریت – نگهداری سیستم، پس از اطمینان از تهیه پشتبانی لازم و تنظیم مناسب فرم مذکور، متناسب با کدهای قدیم خود،  تغییر کدینگ بانکهای کشوری را اجرا کنید.