داستان صورتحساب

سال 1373 اولین نسخه سیستم توزیع و فروش در شرکت ساسان به بهره برداری رسید. ساسان دو حوزه فروش شهر و شهرستان داشت و غول نوشابه سازی ایران در آن تاریخ محسوب می شد. بار ارسالی و دریافتی توسط اسناد جداگانه ای  به نام حواله خروج  و ورود و برای فروش مویرگی نیز هر دو روی یک برگ، ثبت و مستند سازی می شد. ترکیب این اسناد منجر به طرح سند مهمی به نام بارنامه شد، که اکنون استفاده از آن در تمام شرکتهای نوشابه، فراگیر شده است.

وقتی اواخر سال 1374 در اولین زمزم، یعنی زمزم شرق تهران، قراداد همکاری و پیاده سازی سیستم منعقد شد، متوجه تفاوت اساسی در گردش کار زمزم ها با شرکت ساسان شدم. شرکت ساسان کاملا بارنامه محور بود اما در زمزم ها سندی به نام صورتحساب، در پایان روز برای فروشنده صادر می شد. این سند خلاصه ای از عملکرد تعدادی و ریالی بود. نیازی به  تشریح بیشتر گردش کار این سند نیست، همین اندازه بگویم که کار طراحان سیستمهای دستی زمزم، استادانه بود. آنان تعمدا و البته جسورانه، مرتکب کاری غیر حسابدارانه شده و انبار محصول را به عنوان تنظیم کننده و صادر کننده صورتحساب تعیین کرده بودند. سه سال پیش که در زمزم رشت همچنان سیستم دستی پابرجا بود، شاهد ادامه این روند بودم. وظیفه انباردار فقط ثبت و ضبط تعدادی کالاهاست و به هیچ وجه نباید درگیر محاسبات ریالی شود. اما گردش کار و ترجیح سرعت و عدم معطلی فروشنده، با آموزش مناسب انباردار، برطرف شده بود. پیداست که گروه طراح اولیه، اشخاص صاحبنظری بوده اند.

ایده اولیه این سند را در حد توان خود بسیار توسعه دادم. متوجه شدم طراحان اولیه به اجرای دستی نظر داشته اند و نمی توانستند صندوق دار را درگیر این محاسبات کنند. اما در سیستم مکانیزه به راحتی این سند قابل بازگشت به محل اصلی خود و با امکانات بهتر بود. این کار نیز صورت گرفت، علاوه بر اطلاعات قبلی، عملکرد صندوق نیز در طرح آن گنجانده شد.

طراحان اولیه صورتحساب در گردش آن تعمدا اصول حسابداری را نادیده گرفته بودند، اما متاسفانه من در طراحی آن اشتباهی بسیار ساده وابتدائی مرتکب شدم، که تا همین الان در سیستم پابرجاست. همه شما نیز با آن آشنا هستید و ضرورتی به توضیح بیشتر نیست. اولا تعداد بارنامه ها در یک صورتحساب محدود است و دوما به طور اساسی سیستم قادر به گزارش گری بارنامه بر اساس صورتحساب نیست. به عبارت دیگر سیستمی با این همه دبدبه و کبکبه، قادر نیست به راحتی گزارش کند که بارنامه در کدام صورتحساب ثبت شده است.!! بسیاری از دوستان آرزو می کردند که مثلا شماره صورتحساب هم در گزارش چندسطحی عوامل به عنوان یک لایه وجود داشت. کاری که بسیار ساده به نظر می رسد، اما اشکال طراحی مانع اصلی اجرای آن بود. هر روز و هر سال که می گذشت، به همان اندازه که جبران آن سخت می شد، میزان شرمنده گی بنده نیر بالا می رفت.  

به دلایلی از اول امسال تمام راههای برون رفت و فرار از این معضل بسته شد. توفیق اجباری ناچارم  کرد این نقیصه را جبران کنم. خوشحالم که با تاخیر فراوان نسخه اصلاح شده را به تدریج برای شما  ارسال خواهم کرد. البته شما تاخیر بسیار اساسی تری را تحمل کرده اید که حتی از آوردن اسم آن نیز هراسانم.

لطفا توجه داشته باشید که در بخش "مدیریت – نگهداری سیستم – تثبیت روش جدید صورتحساب" ابزای برای این تغییر گنجانده شده که ضرورتا باید اجرا شود. مطابق استانداردهای سیستم، پس از اجرا، جداولی با پیش نام فیکس ایجاد خواهند شد که باید جایگزین جداول اصلی شوند.